Sieben Säulen der Praxisführung (3/7): Die Praxis-Struktur festlegen
Mitentscheidend für Praxis-Erfolg und Arbeitszufriedenheit des Praxisinhabers ist die Qualität der internen Praxisstruktur. Die Basis für möglichst reibungslose und effiziente Abläufe im Praxisalltag besteht in durchdachten und klar definierten Zuständigkeiten für die Mitarbeiter. Je besser und eindeutiger die Frage „Wer macht was in unserer Praxis?“ beantwortet wird, desto weniger Zeit geht verloren durch fallweise Abklärung, wer welche Aufgabe zu übernehmen hat oder eben auch nicht.
Unklare, mehrdeutige oder schlecht kommunizierte Zuständigkeiten führen in Praxen regelmäßig zu Doppeltarbeiten oder auch dazu, dass wichtige Aufgaben unerledigt bleiben. Unklare Zuständigkeiten kosten damit Zeit und Nerven und sind eine unerschöpfliche Fehlerquelle. Daher sollte die Praxisleitung regelmäßig eigene Arbeitszeit in die Praxiskonzeption investieren. Diese Investition von Zeit führt in der Folge erfahrungsgemäß zu einem Vielfachen an gewonnener Zeit und Lebensqualität am Arbeitsplatz.
Die Praxis sollte hierzu konzeptionell in Arbeitsbereiche eingeteilt werden, z.B. Anmeldung, Behandlung, Medizin-Technik, Verwaltung. In jedem Arbeitsbereich sind sodann die wichtigsten Aufgaben zu definieren, z.B. in der Anmeldung: Terminvergabe, Patienten-Informationen erfragen, Patienten-Daten anlegen, Rezeptausgabe oder in der Medizin-Technik: Fehlfunktionen erkennen und Beseitigung veranlassen, Instrumente und Geräte desinfizieren, reinigen und sterilisieren, Geräte bedienen. Dabei muss nicht jeder kleinste Handgriff aufgeschrieben werden. Es reicht, wenn Sie sich zunächst auf die wichtigsten Aufgaben beschränken und auf solche Tätigkeiten, die der Abwehr von gefährlichen Risiken dienen.
Wenn die Praxis in Arbeitsbereiche und die Arbeitsbereiche in wichtige Aufgaben gegliedert sind, können Arbeitsplatzbeschreibungen erstellt werden. Diese enthalten die Information, für welche Aufgaben in welchen Arbeitsbereichen eine Mitarbeiterin zuständig ist. Doppelte Zuständigkeiten können ebenso wie fehlende Zuständigkeiten leicht erkannt und damit vermieden werden. Schnell ergibt sich dann auch ein Überblick darüber, wieviele Mitarbeiter benötigt werden und welche Qualifikationen diese aufweisen müssen. Nicht vergessen werden dürfen Vertretungs-Regelungen in Urlaubs- oder Krankheitszeiten. Arbeitsplatzbeschreibungen sollten in jedem Fall schriftlich erstellt und gut zugänglich aufbewahrt werden, damit im Bedarfsfalle und bei Unklarheiten schnell darauf zugegriffen werden kann. In größeren Praxen ist zudem zu überlegen, ob in einzelnen Arbeitsbereichen Leitungsfunktionen geschaffen werden, so dass bestimmte Entscheidungen auch ohne Mitwirken der Praxisleitung getroffen werden können.