Sieben Säulen der Praxisführung (4/7): Die Praxis-Organisation festlegen
Die Praxis-Organisation ist das Betriebssystem der Praxis. Sie muss den Mitarbeitern alle notwendigen Antworten geben auf die Frage: „Wie funktioniert unsere Praxis?“:. Wie funktioniert die Honorar-Abrechnung, die Terminplanung und das Bestellsystem. Worauf ist beim Umgang mit Medizin-Technik zu achten? Und welche Dienstleister oder Lieferanten sind bei Bedarf anzusprechen bzw. dürfen die Praxis selbständig aufsuchen?
Die Erfahrung zeigt, dass an der Praxis-Organisation kontinuierlich gearbeitet werden muss. Denn zum einen können Anweisungen bei den Mitarbeitern in Vergessenheit geraten. Zum anderen muss auf veränderte Rahmenbedingungen und Praxis-Strukturen reagiert werden. Grundsätzlich gilt: Je besser und klarer die Praxis-Organisation, desto geringer ist der laufende Verwaltungsaufwand! Es ist daher nicht falsch, das ein oder andere zu verschriftlichen.
Gerade für relativ seltene Vorgänge und Handgriffe, aber auch für risikobehaftete Abläufe (Datenschutz, Hygiene, Patientenrechte etc.) sollten Checklisten vorhanden sein. Moderne Praxis-EDV-Systeme bieten die Möglichkeit, wichtige Informationen zur Praxis-Organisation direkt an den Arbeitsplätzen bereit zu stellen.
Ab einer gewissen Praxisgröße sollte überlegt werden, ob eine reine Verwaltungskraft eingestellt wird. Dieses Modell hat sich in größeren Praxen häufig bewährt. Die Inhalte von Teamsitzungen (Beschlüsse, Anordnungen der Praxisleitung etc.) sollten von einem Protokollführer festgehalten werden. Bewährt hat sich eine Todo-Liste, deren Erledigung zu Beginn der nächsten Teamsitzung überprüft wird. Nicht erledigte Aufgaben können so nicht in Vergessenheit geraten und vorgetragen werden.
Fazit
Sicher hat der erfahrene Praxisinhaber alles Wichtige im Kopf, was es zum Thema Praxisführung zu wissen gibt. Ständig entsprechende Anweisungen geben zu müssen, kostet jedoch Zeit und Nerven. Daher sollten die wichtigsten Dinge schriftlich für die Mitarbeiter zugänglich sein. Und auch in Hinblick auf eine spätere Praxisabgabe kann es sich lohnen, eine Art Betriebsanleitung für die Praxis zu erstellen. Diese kann sich durchaus auf das Nötigste beschränken. Für den völlig unerfahrenen Übernahmeinteressenten kann ein Praxishandbuch (welches er auch nach Ausscheiden des bisherigen Praxisinhabers befragen kann) ein Entscheidungs-Kriterium sein.